Vertragsmanagement

Herausforderung

Ein einfaches Auffinden der erforderlichen Fakten aller Vertragsbestandteile inklusive der oft informellen schriftlichen Vereinbarung kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den unterschiedlichsten Bereichen wie etwa Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung, Controlling, Revision bis hin zur Geschäftsführung viel Zeit und vor allem viel Geld sparen.

Sehr oft sind die strukturierten Vertragsdaten wie etwa Kunde, Adresse, Gesellschaft, Produkt, Kaufdatum, etc. in einem anderen System (z.B. Excel, Salesforce, Fabasoft Cloud, SAP) als die Vertragsdokumente und schriftlichen Kommunikationen gespeichert (z.B. Dateisystem, Fabasoft Cloud, Archivsystem).

Es ergeben sich rasch wichtige Wünsche

  • Finden von Vertragsdaten über Metadaten
  • Filtermöglichkeit nach Vertragsart, Kunde, Gesellschaft, Ort, Termin zur Einschränkung der Suchergebnisse
  • Automatische Qualitätssicherung, ob die Verbindung zwischen Metadaten und Vertragsdokument korrekt ist

Solution with Mindbreeze InSpire

Contract Management

Mit der Suchanwendung „Contract Management“ können die erforderlichen Anforderungen erfüllt werden. Das Schönste an Mindbreeze InSpire ist, dass die Anforderungen ohne Änderung der bisherigen Arbeitsweise oder Migration des alten Systems in ein neues System möglichst erfüllt werden können. Ein konkretes Einsatzszenario sind alle Unternehmen, welche ihre Vertragsdaten in einem Excel erfassen und die Vertragsdokumente im Dateisystem ablegen. Durch den Mindbreeze Dataintegration-Konnektor kann über eine grafische Benutzeroberfläche das Mapping der individuellen Vertragstabelle auf die Mindbreeze Metadaten erfolgen. Über den Dateisystem Konnektor werden mit einem Schlüssel die zugehörigen Vertragsdokumente im Dateisystem verknüpft. 

Synonyme

Mit einer Synonymlist oder einem Thesaurus können die unterschiedlichen Bezeichnungen der Produkte, Gesellschaften oder Vertragsarten zentral an einer Stelle gepflegt werden. Mindbreeze InSpire liefert somit die relevanten Treffer, egal ob der Mindbreeze Vertrag mit dem Suchbegriff „Enterprise Search“, „Mindbreeze“, „Mindbreeze GmbH“ oder „Mindbreeze Software GmbH“ gesucht wird.

Schnell & Einfach

Das Einführungsprojekt der Suchanwendung „Vertragsmanagement“ ist ein Wunschprojekt von jedem Endanwender und Projektleiter. 

Ohne Änderung der Arbeitsweise und ohne Schulung können Sie mit der einfachen Suchmöglichkeit die Anforderungen sofort erfüllen. 

Der Nutzen für die Endanwender ist somit ab Produktivbeginn sofort erkennbar. Die Projektdauer liegt weit unter 1 Monat.

Ich interessiere mich für Mindbreeze InSpire

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