Die Zukunft der Verwaltung: Fachkräftemangel mit künstlicher Intelligenz bewältigen

Die demografische Entwicklung in Deutschland und vielen anderen Ländern zeigt eine klare Tendenz: In den kommenden Jahren gehen die Babyboomer, und damit eine große Zahl von Arbeitnehmer:innen, in den Ruhestand. Diese Generation stellt nicht nur einen bedeutenden Teil der aktuellen Belegschaft dar, sie verfügt auch über unschätzbares Fachwissen und langjährige Erfahrung. Mit ihrem Weggang droht ein massiver Verlust an Know-how, der schwer zu ersetzen sein wird. Gleichzeitig rücken weniger junge Menschen nach, die mehr Aufgaben übernehmen müssen.

Der Einsatz von KI in der Verwaltung

Die Automatisierung von Routineaufgaben wirkt dem drohenden Fachkräftemangel entgegen. KI-basierte Anwendungen wie Mindbreeze InSpire, ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten, ohne die menschliche Entscheidungsfindung zu ersetzen. Dadurch gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein typisches Beispiel für wiederkehrende Aufgaben ist die Zuteilung der Eingangspost an die Fachbereiche. Durch den Einsatz von Methoden der Künstlichen Intelligenz wie Fact Extraction Service und der Classification, ist es möglich Schriftstücke automatisch an die zuständige Stelle weiterzuleiten. (Posteingangsklassifikation). Mindbreeze identifiziert dazu die relevanten Begriffe (Wohnadresse, Geschäftszahl) in einer E-Mail oder einem gescannten Dokument füllt diese in die entsprechenden Eingabefelder der Verwaltungssoftware und leitet sie direkt weiter. Für die Mitarbeitenden entfällt die manuelle Eingabe, sie prüfen lediglich die Eingaben und ergänzen diese. 

Prozessautomatisierung als Wissensspeicher für die nächste Generation

Mindbreeze nutzt die vorhandenen Informationen, um kontinuierlich dazuzulernen und liefert passende Vorschläge, die Mitarbeitende lediglich bestätigen müssen. Das erhöht den Automatisierungsgrad Stück für Stück. Dadurch wird das wertvolle Fachwissen der Babyboomer-Generation jetzt optimal genutzt und gespeichert sowie später an jüngere Generationen weitergegeben. Auf diese Weise lassen sich nach und nach gesamte Prozesse, von der Eingangsbearbeitung bis hin zum Versand von Bescheiden, vollständig automatisieren. Das spart später nicht nur Zeit bei Routineaufgaben, sondern erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, für die das vorhandene Wissen direkt in Anwendungen, wie der E-Akte, bereitgestellt wird.

KI als treibende Kraft für eine zukunftsfähige Verwaltung

Die Automatisierung von Routineaufgaben durch KI-Technologien wie Mindbreeze InSpire bietet eine effektive Antwort auf den drohenden Fachkräftemangel in der Verwaltung. Sie entlastet Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben und ermöglicht ihnen, sich auf komplexere Tätigkeiten zu konzentrieren. Gleichzeitig wird das Fachwissen der Babyboomer-Generation effizient genutzt und an jüngere Generationen weitergegeben. Langfristig führt dies zur Automatisierung ganzer Prozesse, was sowohl den Zeitaufwand reduziert als auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtert. KI ist somit entscheidend für die Zukunft der modernen Verwaltung.

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