Von Onboarding bis Self-Service: Wie der Mindbreeze Insight Workplace den HR-Alltag erleichtert

Eine effiziente Personalabteilung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Einstieg ins Unternehmen, sondern unterstützt auch langjährige Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Herausforderungen. Doch oft sind wertvolle Informationen über verschiedene Systeme und Plattformen verteilt, was den Zugriff erschwert, Prozesse verlangsamt und die Ressourcen von HR-Mitarbeitende unnötig beansprucht.

Hier setzt der Mindbreeze Insight Workplace an: Eine intelligente Lösung, die Informationen aus verschiedenen Quellen bündelt, strukturiert und in einem leicht zugänglichen Format bereitstellt. Mitarbeitende erhalten so in Sekundenschnelle relevante Informationen, wodurch nicht nur das Onboarding, sondern auch viele weitere HR-Prozesse erleichtert werden.

Was ist der Mindbreeze Insight Workplace?

Der Mindbreeze Insight Workplace stellt, mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI), genau jene Informationen bereit, die Mitarbeitende gerade benötigen. 

Er basiert auf der Insight Engine Mindbreeze InSpire, die im Hintergrund die vorhandenen Informationen aus allen Unternehmensdatenquellen indiziert. Mitarbeitende können einfach Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten präzise und maßgeschneiderte Antworten – sogenannte „Insights“. Diese Insights sind je nach Kontext in Listen, Diagrammen, Fließtexten, Grafiken oder Tabellen dargestellt. Dabei berücksichtigt Mindbreeze InSpire jederzeit die Zugriffsrechte der Mitarbeitenden im Unternehmen, sodass die Antworten nur die für sie zugänglichen und relevanten Informationen beinhalten.

Der Insight Workplace speichert einzelne Suchanfragen der Nutzer:innen als sogenannte „Insight Touchpoints“. Eine Insight Journey clustert alle Insight Touchpoints zu einem bestimmten Thema. 

Besonders praktisch: Unternehmen können einzelne Insight Journeys vordefinieren. Dabei handelt es sich etwa um eine strukturierte Abfolge von Informationen und Prozessen, die Mitarbeitende durch bestimmte Themen führt – wie beispielsweise das Onboarding.

Praxisbeispiel: Die erste Arbeitswoche optimal gestalten

Neue Mitarbeitende sollen sich von Beginn an gut aufgehoben fühlen und rasch produktiv arbeiten können – hier zählen vor allem die Abläufe in den ersten Wochen. Eine Onboarding Journey mit dem Mindbreeze Insight Workplace stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen leicht zugänglich sind. Dazu gehören:

• Allgemeine Onboarding-Dokumente, wie Unternehmensleitbild, Organigramme, erste To-dos
• Trainingsmaterialien, z. B. Lernvideos, Schulungsdokumente, E-Learning-Module
• Leitfäden, wie etwa Verhaltensrichtlinien, Sicherheitsvorschriften, Prozessbeschreibungen
• Firmenglossar (mit Abkürzungen, Fachbegriffen und häufig verwendete Tools)
• Informationen zu Urlaubstagen
• IT-Service für Bestellungen neuer Geräte, z. B. Laptops, Zugänge, Software-Anfragen
• Firmenbenefits

Nutzer:innen können die Onboarding-Journeys nicht nur einmalig nutzen, sondern jederzeit darauf zugreifen. Besonders für neue Mitarbeitende ist das mehrmalige Zugreifen auf Touchpoints wichtig, falls sie nachträglich Fragen haben oder sich Prozesse ändern. Die einzelnen Insight Touchpoints aktualisieren sich dabei kontinuierlich.

Weitere Anwendungsfälle des Insight Workplaces im HR-Bereich

HR endet nicht beim Onboarding. Der gesamte Employee Lifecycle profitiert von einer optimierten Informationsbereitstellung. Denn es gibt im Laufe des Arbeitslebens immer wieder Dokumente und Anwendungen, wie Informationen zu Urlaubstagen, IT-Services usw., die man laufend benötigt. Das erhöht langfristig die Effizienz und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden. Hier einige Beispiele:

Zugriff auf interne Systeme: Mitarbeitende benötigen schnelle und unkomplizierte Zugänge zu Unternehmensplattformen, Prozessen und Datenstrukturen. Der Mindbreeze Insight Workplace erleichtert den Zugang und sorgt für Transparenz.

Unternehmenskultur und Werte: Informationen zur Unternehmensgeschichte, zu Strukturen, Führungskräften und Leitbildern sind jederzeit verfügbar. Das stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und fördert die Identifikation mit dem Unternehmen.

Self-Service: Mitarbeitende können eigenständig Informationen zu Benefits, Weiterbildungsangeboten oder organisatorischen Abläufen abrufen, ohne die Personalabteilung dafür Fragen zu müssen.

Warum Mindbreeze eine gute Wahl für HR ist

Mindbreeze Insight Workplace zeichnet sich durch eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme, KI-gestützte Suchfunktionen und eine hohe Skalierbarkeit aus. Dadurch bleiben HR-Prozesse auch in wachsenden Unternehmen effizient und flexibel.

Der Insight Workplace entlastet HR-Teams von zeitraubenden Routineanfragen damit sich diese verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende eine intuitive Plattform, die ihnen jederzeit schnellen und personalisierten Zugriff auf essenzielle Informationen bietet.

Sind Sie bereit, Ihre HR-Prozesse zu transformieren? Informieren Sie sich jetzt, wie der Mindbreeze Insight Workplace Ihre HR-Abteilung entlasten kann.