Wie Daten zur Transformation des Unternehmens beitragen

Wir schreiben lieber Notizen anstatt Formular auszufüllen, senden E-Mails, Nachrichten oder drücken uns durch Videos und Sprachnachrichten aus. So kommunizieren wir heute, auf vielen unterschiedlichen Wegen.

Die hierbei entstandenen Daten liegen in unstrukturierter Form vor – sie verfügen über keine Metadaten. Im Gegensatz zu Daten, die in Formularen eingetragen werden – sie verfügen über Metadaten. Der wahre Wert von unstrukturierten Daten, wie einer Aktennotiz, findet sich also in ihrem Inhalt.

Während Menschen semistrukturierte (z.B. E-Mail) oder unstrukturierte Informationen wie Inhalte einer Nachricht meist verstehen können, ist dies für Unternehmen und ihre eingesetzten Technologien oft nicht so einfach. Die Folge: Die Daten im Unternehmen lassen sich nicht intelligent verknüpfen und vorhandenes Wissen, das eigentlich verfügbar ist, geht verloren.

In Anbetracht der Tatsache, dass etwa 80 % der Unternehmensdaten aus unstrukturierten Daten bestehen, wäre dies eine enormer Verlust. Mit dem passenden Ansatz und der richtigen Technologie können Unternehmen aber aus diesen Daten vollumfänglich profitieren.

Vorhandene Strukturen nutzen wo Strukturen fehlen

Um einen Mehrwert zu generieren, ist es notwendig, die Daten innerhalb des Unternehmens miteinander zu verknüpfen. Dafür ist es hilfreich in einem ersten Schritt bereits bestehende Strukturen zu verwenden.  

Hier ein Beispiel: Die meisten Unternehmen nutzen einen strukturierten Verzeichnisdienst wie Active Directory. Wenn sich nun Frau Maier anmeldet, weiß der Verzeichnisdienst auf Basis der Metadaten ganz genau wer Frau Maier ist – Abteilung, Rolle, Position. Scheint eine Frau Meier nun als Autor in einem Dokument auf, lässt sich auf Basis der Metadaten aus dem Verzeichnisdienst, rasch nachvollziehen und verifizieren ob es sich um genau diese Frau Maier handelt. Anwender profierten demnach von der Verknüpfung strukturierter Daten mit unstrukturierten Informationen. Dies gilt nicht nur für Verzeichnisdienste, die Metadaten sämtlicher strukturierte Quellsysteme lassen sich auf diese Weise nutzen.

Nehmen wir an, ein Industrieunternehmen verfügt über umfassende Produkt- und Komponentenlisten. Das Unternehmen arbeitet mit einer Vielzahl an Partnern und Subunternehmern zusammen, pflegt jedoch Kundenkontakte inhouse.  Mit maschinellen Lernverfahren lassen sich diese strukturierten Informationen mit unstrukturierten Daten verknüpfen – bspw. mit Daten von Kunden, Partnern und Subunternehmern, die in anderen Anwendungen, Dokumenten oder Nachrichten erwähnt wurden. Dies erlaubt eine 360-Grad-Sicht auf diese Daten, zeigt Zusammenhänge und Beziehung zueinander auf und ermöglicht Optimierungspotenzial rasch zu erkennen.
 

Mit intelligenten Tools die Datennutzung optimieren

Unternehmensdaten sind wie Kleidungsstücke. Es gibt einfach zu viel davon. Einige sind bereits in die Jahre gekommen oder haben Gebrauchsspuren aber sie sind noch da, wenn auch in der hintersten Ecke des Kleiderschrankes.

Insight Engines sind im Unternehmensumfeld quasi der Lichtstrahl, um auch in die hinterste Ecke des Schrankes zu blicken und vielleicht sogar einen Schatz zu entdecken. Diese intelligenten Tools nutzen Methoden der künstlichen Intelligenz um die vorhandenen Unternehmensdaten zu analysieren, zu verknüpfen und Anwendern zur Verfügung zu stellen. Dabei erkennen sie die Relevanz von Informationen für den Mitarbeiter - oft aufgerufene Daten und Dokumente erhalten eine höhere Relevanz und werden bei Abfragen vorrangig angezeigt.

Migration allein schafft keine Transformation

Einer der schlimmsten Irrtümer, dem Unternehmen oft erliegen, ist die Annahme, dass eine Datenmigration bereits als Transformation zu sehen ist. Dies ist schlichtweg falsch.

Bevor Unternehmen zum wiederholten Mal Daten von einem Speicherort zum anderen migrieren, sollten sie sich genau überlegen, weshalb sie das tun. Derartige Vorgänge sind zeit- und kostenintensiv und bieten allein keinerlei Vorteile für das Wissensmanagement.

Technologische Möglichkeiten zum Vorteil nutzen  

Unternehmen, die ihre Zeit und Ressourcen dazu verwenden, intelligente Technologien einzuführen, die es ermöglichen, ihre Daten zu analysieren, zu verknüpfen und zu visualisieren, werden rasch die Vorteile erkennen – denn Technologie zeigt Zusammenhänge auf, von denen Unternehmen vielleicht gar nicht wussten, dass sie existieren.

Dies ist äußerst nützlich - egal, ob ein Unternehmen versucht, einen Impfstoff zu entwickeln, Lösungen zur Bekämpfung des Klimawandels zu finden, besser mit den Branchengrößen zu konkurrieren oder sich selbst als Branchengröße zu etablieren.

Technologie verändert alles – einschließlich der Art und Weise, wie Konsumenten Waren kaufen, wie Lieferketten funktionieren und wie Produkte hergestellt werden – beispielsweise 3D-Drucker, die es jedem ermöglichen, einen Prototyp zu erschaffen. 3D-Drucker verändern die Entwicklung neuer Produkte und die 12 Billionen Dollar schwere Fertigungsindustrie maßgeblich.

Wissensmanagement und Insight Engines verleihen sogenannten Wissensarbeitern (Knowledge Workers) ähnliche Fähigkeiten.

Unternehmen sind aufgefordert zu überlegen, wie sie und ihre Mitarbeiter von den Stärken der künstlichen Intelligenz und des Wissensmanagements profitieren können, wie Prozesse anders laufen können, wenn sämtliche Daten übersichtlich und aufbereitet zur Verfügung stehen. Mit künstlicher Intelligenz und Wissensmanagementsystemen, lässt sich visualisieren, was im Unternehmen passiert und welche Möglichkeiten im Hinblick auf das Unternehmen, die Beziehungen und den Markt bestehen. Genau dieses Verständnis und diese Intelligenz ist notwendig damit die Transformation gelingt.

Originalartikel erschienen auf Forbes.com: https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2020/11/04/how-to-understand-all-of-your-data-to-transform-your-business-and-create-positive-change/?sh=1279fadb6da4