Vorreiter in der effizienten Informationsbereitstellung
Wirtschaftskammer, Oberösterreich
Die Wirtschaftskammer Oberösterreich (WKOÖ) gilt als Vorreiter unter den Kammern in Österreich. Beispielsweise sind die WKOÖ und das WIFI OÖ führend beim Einsatz der elektronischen und der Amtssignatur, da sie als eine der ersten Organisationen in Österreich diesen Service anbieten.
Darüber hinaus stehen den rund 60.000 Mitgliedern der Wirtschaftskammer umfangreiche Online-Services zur Verfügung. Das WIFI OÖ betreut jährlich etwa 70.000 Veranstaltungsteilnehmer in Oberösterreich. Neben der hohen Qualität im Kundenservice legen die WKOÖ und das WIFI großen Wert darauf, den Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern, damit Anfragen kompetent und rasch erledigt werden können.
Aufgabenstellung
Mitarbeiter des Service-Centers sollen bei Anfragen noch einfacher und bequemer die benötigten Informationen finden. Zusammenhänge bei komplexen Sachverhalten müssen durch eine übersichtliche Darstellung leicht erkennbar sein. Die Arbeit im Service-Center soll erleichtert und zeitintensive Recherchetätigkeiten reduziert werden.
Die Anwender sollen mit Treffern in den gewohnten Anwendungen nahtlos weiterarbeiten können.
Lösungsansatz
Durch Erweiterung des Einsatzgebietes von Mindbreeze InSpire haben die Mitarbeiter im Service-Center die Möglichkeit mit nur einer Suchanfrage alle relevanten Informationen auf einen Blick zu erhalten. Die einfache und intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche benötigt keine zeitintensiven Einschulungsphasen.
Umsetzung
Nach der Entscheidung das Einsatzgebiet von Mindbreeze InSpire in der WKOÖ zu erweitern, erfolgte die Umsetzung von der hauseigenen IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit dem Mindbreeze-Team. Über einen Zeitraum von drei Monaten (November 2010 bis Januar 2011) wurden die relevanten Datenquellen (Microsoft Exchange, Dateifreigaben, Fabasoft eGov-Suite) an Mindbreeze angebunden. Es folgten Benutzer-Tests durch mehrere Anwendergruppen mit entsprechenden Feedback-Runden. Die Informationen für die Suche stehen unmittelbar zur Verfügung.
Mindbreeze prüft bei jeder getätigten Suchanfrage die bestehenden Benutzerrechte. Auf Treffer können die Aktionen des jeweiligen Quellsystems ausgeführt werden, wie „Versenden als PDF“ um ein Dokument als PDF per E-Mail zu versenden.
Zielerreichung
Durch die sukzessive Einbindung der relevanten Datenquellen in Mindbreeze InSpire stand den Mitarbeitern des Service-Centers der WKOÖ innerhalb kürzester Zeit ein einfaches und effizientes Werkzeug zur Verfügung. Mit nur einer Suchabfrage werden alle Informationen zu dem Suchbegriff angezeigt und deren Beziehung zueinander übersichtlich dargestellt. Mitarbeiter im Service-Center können bei Anfragen jetzt noch rascher Auskunft geben ohne lange Recherchezeiten.
Damit konnte die Servicequalität der WKOÖ für ihre Mitglieder nachhaltig gesteigert und gleichzeitig die Arbeit für die Mitarbeiter erleichtert werden.
Fakten
- 630 Benutzer in der Wirtschaftskammer Oberösterreich
- 9 Mio. Dokumente und Objekte
- Dynamische Facetten über alle verfügbaren Informationen
- 12 Mio. Objekte im Microsoft Exchange Server
- 3,5 Mio. Dokumente von Dateifreigaben
- 36 Index Services, über die eine Suche parallel beantwortet werden kann